Globale Auftragslage, Fachkräftemangel vor Ort und Work-Life-Balance-Wünsche der Arbeitnehmenden sind nur einige der heutigen Herausforderungen, welchen sich Schweizer Arbeitgebende stellen müssen. Gleichzeitig macht es die digitale Welt einfacher denn je, Arbeiten ortsunabhängig ausführen zu lassen. Einfach oder nicht, wir zeigen Ihnen, was es zu beachten gilt.
Arbeitsort Schweiz und Grenzgänger-Belegschaft – Achtung vor allem bei Teilzeitpensa und bei Homeoffice
Ihr Unternehmen liegt grenznah in der Schweiz und Sie beschäftigen Fachkräfte mit Wohnsitz im benachbarten Ausland. Auf den ersten Blick ist nichts leichter als das, denn Erwerbsort Schweiz heisst im Grundsatz Sozialversicherungsunterstellung (AHV, Pensionskasse, Unfallversicherung etc.) in der Schweiz. Und trotzdem kann es zu Stolpersteinen kommen, nämlich dann, wenn z.B. eine internationale Anspruchskonkurrenz bei Familienzulagen besteht oder der Krankentaggeldversicherer in seinen AGB’s einen Wohnort Schweiz zur Bedingung macht. Auch den Steuern muss Beachtung geschenkt werden, denn grundsätzlich müssen Sie für Arbeitnehmende, die in der Schweiz arbeiten und im Ausland leben, Quellensteuern erheben. Mit einem Lohnverarbeitungsprogramm lässt sich meist korrekt tarifieren. In Spezialfällen hilft oftmals das Telefonat an die kantonale Steuerbehörde. Arbeitnehmende ohne Schweizer Pass müssen eine Grenzgängerbewilligung beantragen.
Komplexer wird es, wenn Ihre Arbeitnehmenden zeitweise im Homeoffice (Telearbeit) arbeiten. Bis zu 25% Homeoffice ist in der ganzen EU/EFTA zulässig, ohne dass sich die Sozialversicherungsunterstellung ändert. Wird mehr als 25% des Pensums im Homeoffice gearbeitet, dann gilt es aufzupassen. Zahlreiche Staaten haben die 25% Regel angepasst und erlauben, dass auf Antrag bis zu 49.9% im Homeoffice gearbeitet werden darf. Welche Länder dies zulassen, finden Sie hier. Leider gibt es keine absolute Kongruenz zwischen Sozialversicherungszuständigkeit und Steuerzuständigkeit. Sobald Ihre Mitarbeitenden länger von zuhause arbeiten, muss dies auch in Bezug auf die Steuern berücksichtigt werden.
Und richtig schwierig kann es werden, wenn Ihre Arbeitnehmenden weitere Anstellungen haben. Bei einer internationalen Mehrfachtätigkeit gilt es nämlich festzustellen, in welchem Land die Sozialversicherungsunterstellung liegt. Unter Umständen können Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet sein, die Sozialversicherungsabgaben im anderen Land zu entrichten, was zu unerwartet hohen Lohnnebenkosten führen kann.
Arbeitnehmende wohnen und arbeiten ausserhalb der Schweiz: Nutzen Sie Gestaltungsspielräume, achten Sie auf landesspezifische Unterschiede und Vorsicht vor den steuerlichen Konsequenzen
Ihre Arbeitnehmenden arbeiten für Sie irgendwo auf der Welt. Hier gibt es verschiedene Szenarien und Stolpersteine. Zumindest im EU/EFTA-Raum kommt recht häufig eine Anstellung nach dem Recht des Wohnlandes Ihres Arbeitnehmenden in Betracht. Wie vorgängig erwähnt, stehen Sie in einem solchen Szenario vor der Herausforderung, die örtlichen Sozialversicherungsabgaben für Ihre Arbeitnehmenden im Wohnland abzuführen. Es gibt spezialisierte Unternehmen, die dies übernehmen können oder Sie können dies an Ihre Arbeitnehmende delegieren. Aber Achtung: Sie haften dafür, dass die Sozialversicherungsbeiträge auch wirklich korrekt bezahlt werden!
Eine weitere Möglichkeit bietet die Entsendung, insbesondere wenn es sich um Schweizer Staatsangehörige oder Staatsangehörige der EU/EFTA handelt. Mit einer Entsendung bleiben Ihre Mitarbeitenden für die Entsendedauer weiterhin in der Schweiz. Das heisst, Arbeitnehmende und Sie als Arbeitgeber zahlen weiterhin in die AHV und die Pensionskasse ein. Die Unfallversicherung und unter Umständen sogar die Krankentaggeldversicherung sind weiterhin gültig. Selbst die (z.T. kaufkraftangepassten) Familienzulagen laufen weiter und die Arbeitnehmenden können in der Schweizer Krankenkasse verbleiben. Aber aufgepasst: Die Entsendung ist zeitlich begrenzt und entbindet nicht in jedem Land von einer örtlichen Versicherungsunterstellung. Das heisst, ist der Wohnsitz Ihres Arbeitnehmenden ausserhalb der EU/EFTA und nicht in einem Staat, mit dem die Schweiz ein Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat, könnte es im schlimmsten Fall zu einer doppelten Sozialversicherungsunterstellung kommen. Weiter muss eine Entsendung immer innerhalb einer fixen Frist beantragt und von der AHV genehmigt werden. Eine Entsendung können Sie jeweils bei Ihrer AHV-Ausgleichskasse oder via der Applikation ALPS beantragen. Bei einer Entsendung in einen Nichtvertragsstaat dürfen zudem die Schweizer Sozialversicherungen nur beibehalten werden, wenn Ihre Mitarbeitenden die letzten fünf Jahre bei der AHV angeschlossen waren.
Arbeitnehmende mit einer Entsendung ins Ausland zu schicken, ist grundsätzlich eine gute Sache, damit haben Sie jedoch erst die Sozialversicherungen abgedeckt. Dabei gibt es noch einiges mehr zu bedenken, allen voran die Steuern.
Steuerpflichtig sind Ihre Arbeitnehmenden in der Regel im Wohnsitzland, zumindest wenn sie länger als ein halbes Jahr im Ausland wohnhaft sind und von dort arbeiten. Wird teilweise in der Schweiz gearbeitet, dann sind für diese Tage grundsätzlich Schweizer Steuern geschuldet. Sie als Arbeitgeberin können unter Umständen aber auch eine Steuerpflicht für Ihr Unternehmen generieren, nämlich dann, wenn Sie eine Betriebsstätte begründen.
Die internationalen Doppelbesteuerungsabkommen definieren die Betriebsstätte in der Regel als feste Geschäftseinrichtung, in der die Tätigkeit des Unternehmens ganz oder teilweise ausgeübt wird. Darüber hinaus wird in der Regel präzisiert, dass unter anderem auch der Ort der Leitung, eine Zweigniederlassung, eine Geschäftsstelle, oder auch eine Bauausführung oder Montage, deren Dauer zwölf Monate überschreitet, als Betriebsstätte gelten können. Entsteht eine Betriebsstätte, dann muss Ihr Unternehmen auch den Teil der Gewinne, die dieser Betriebsstätte zugerechnet werden können, dort versteuern. Tourt Ihr Arbeitnehmender mit einem Camper durch Asien, ist das Betriebsstättenrisiko als eher gering anzusehen – bei Weltreisenden stellen sich insgesamt andere Fragen. Arbeitet sie oder er hingegen von der Finca auf Mallorca aus, empfängt vor Ort vielleicht sogar noch Kunden, führt Vertragsverhandlungen oder ähnliches, dann ist das Risiko als sehr hoch einzustufen. Die steuerlichen Regeln und Auswirkungen einer Betriebsstätte ist von Land zu Land unterschiedlich. Es ist zu empfehlen, die lokalen Regeln vorgängig zu prüfen, insbesondere wenn Führungspersonen oder Mitarbeitende mit wesentlichen operativen Aufgaben regelmässig im ausländischen Home-Office oder etwa von einem (durch den Mitarbeitenden) gemieteten Büro aus tätig sind.
In Bezug auf die Sozialversicherung und die Steuern lohnt sich eine gründliche Abklärung. Den Schweizer Vertrag einfach weiterlaufen zu lassen, kann teuer und unangenehm werden, zum Beispiel wenn AHV Kontrolle stattfindet, später Sozialversicherungsbeiträge in einem anderen Land nachgezahlt werden müssen oder es zu Streitigkeiten in Bezug auf die Besteuerung kommt. Hier sind Sie als Arbeitgeberin immer in der Pflicht, Konsequenzen treffen aber auch Ihre Mitarbeitenden. Von einer Scheinselbständigkeit ist auch bei Wohnsitz im Ausland, insbesondere in der EU/EFTA abzuraten.
Visa, Informationsfluss und Datenschutz
Ein weiteres Augenmerk sollten Sie auf die Arbeitserlaubnis Ihrer Arbeitnehmenden haben. Ohne eine ordentliche Arbeitserlaubnis kann Arbeiten im Ausland sehr schnell unangenehme Folgen für Ihre Arbeitnehmenden haben – und ein Reputationsrisiko für Sie bergen. Ein Touristenvisum erlaubt das Arbeiten im Normalfall nicht. Auch die Anstellungsbedingungen und die Vertragsgestaltung sind zu beachten. Es gilt das örtliche Recht einzuhalten. Ein Arbeitsvertrag nach Schweizer Arbeits- und Obligationenrecht oder sogar nach einem GAV, kann sich ganz schön von den arbeitsrechtlichen Gegebenheiten im Ausland unterscheiden. Vielleicht bestehen Mindestlöhne oder die Höchstarbeitszeit ist deutlich geringer als in der Schweiz. Eventuell müssen Sie die Vertragsbedingungen anpassen und das sollte unbedingt vorgängig geklärt sein.
Nicht zuletzt: Vertraulichkeit, Datenschutz und Informationsfluss sind äusserst wichtige Aspekte. Können Sie als Arbeitgeber, aber auch Ihr Mitarbeiter, sicherstellen dass das Schweizerische wie das örtliche Datenschutzgesetz eingehalten werden können? Wie sicher sind Ihre betrieblichen Daten im Camper Ihres weltenbummelnden Mitarbeiters? Dürfen Mitarbeitende zum Beispiel von Lateinamerika aus auf sensible Kundendaten zugreifen? Vielleicht müssen IT-seitig Vorkehrungen oder arbeitsvertragliche Anpassungen vorgenommen werden, vielleicht müssen Sie sogar örtliche Abklärungen treffen. Sicherlich vorgängig klären, sicherstellen und gegebenenfalls arbeitsvertraglich festhalten sollten Sie die Vorgaben zum Informationsfluss. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Arbeitnehmender zu den betrieblichen Informationen kommt. Auch wenn das selbstverständlich klingt, in der Praxis ist das oftmals gar nicht so einfach umzusetzen.
Eine gute Planung ist bei einem Auslandeinsatz von Mitarbeitenden unerlässlich. Wir helfen Ihnen gerne dabei. Zögern Sie nicht, sich an uns zu wenden.