Plateformes mondiales, pénurie de main-d’œuvre qualifiée sur place et équilibre entre vie professionnelle et vie privée de la part des collaborateurs ne sont que quelques-uns des défis auxquels les employeurs suisses sont confrontés de nos jours. En même temps, le monde numérique facilite plus que jamais l’exécution de travaux où que vous vous trouviez. Simple ou non, nous allons vous montrer de quoi vous devez tenir compte.
La Suisse en tant que lieu de travail et frontaliers – Soyez particulièrement attentif au travail à temps partiel et au télétravail
Votre entreprise se trouve en Suisse, près de la frontière, et vous employez des personnes qualifiées résidant dans les pays voisins. À première vue, rien n’est plus facile que cela, car la Suisse signifie essentiellement la soumission aux assurances sociales en Suisse (AVS, caisse de pension, assurance accidents, etc.). Et pourtant, il peut y avoir des obstacles: par exemple, s’il existe une concurrence internationale en matière d’allocations familiales ou si l’assurance des indemnités journalières en cas de maladie stipule que le lieu de résidence doit être en Suisse dans ses conditions générales. Il faut également tenir compte de l’impôt, car il faut en principe prélever des impôts anticipés sur les revenus des employés travaillant en Suisse et habitant à l’étranger. Avec un programme de traitement des salaires, il est généralement possible de les calculer. Dans des cas particuliers, un téléphone à l’administration fiscale cantonale est souvent utile. Les employés qui n’ont pas de passeport suisse doivent demander un permis de frontalier.
Cela devient plus complexe si vos employés travaillent parfois à domicile (télétravail). Jusqu’à 25% du télétravail est autorisé dans l’ensemble de l’UE/AELE sans que l’assujettissement aux assurances sociales ne soit modifié. Si plus de 25% du travail se fait en télétravail, il est important d’être prudent. De nombreux pays ont ajusté la règle des 25% et permettent de travailler à domicile jusqu’à 49,9% sur demande. Vous pouvez découvrir quels pays l’autorisent ici. Malheureusement, il n’y a pas de congruence absolue entre les responsabilités sociales et fiscales. Dès que vos employés travaillent à domicile pendant une période plus longue, cela doit également être pris en compte du point de vue fiscal.
Et cela peut devenir encore plus difficile si vos employés ont d’autres occupations professionnelles. Dans le cas de plusieurs activités internationales, il est important de déterminer dans quel pays le système de sécurité sociale est assujetti. Dans certaines circonstances, en tant qu’employeur, vous pouvez même être tenu de payer des cotisations dans l’autre pays ce qui peut entraîner des coûts de cotisations sociales étonnamment élevés.
Les collaborateurs vivent et travaillent à l’étranger: faites preuve de créativité, soyez attentif aux particularités de chaque pays et méfiez-vous des conséquences fiscales
Vos employés travaillent pour vous quelque part dans le monde. Il y a différents scénarios et obstacles ici. Au moins dans l’espace UE/AELE, la résidence de votre employé est assez souvent prise en compte. Dans ce cas, vous êtes confronté au défi de payer les cotisations sociales locales de vos employés selon le pays de résidence. Il existe des entreprises spécialisées qui peuvent s’en charger ou vous pouvez le déléguer à vos employés. Mais attention: vous êtes tenu de veiller à ce que les cotisations sociales soient payées correctement!
Une autre option est l’affectation, surtout s’il s’agit de ressortissants suisses ou de ressortissants de l’UE/AELE. Avec une affectation, vos collaborateurs continueront à être soumis aux cotisations sociales en Suisse pendant toute la durée de l’affectation. Cela signifie que les employés et vous, en tant qu’employeur, continuez à cotiser à l’AVS et à la caisse de pension. L’assurance accidents et, dans certaines circonstances, l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie restent valables. Même les allocations familiales (dont certaines sont adaptées au pouvoir d’achat) continuent de fonctionner et les salariés peuvent rester affiliés à la caisse suisse d’assurance maladie. Mais attention: l’affectation est limitée dans le temps et ne vous dispense pas d’être soumis à une assurance locale dans tous les pays. Cela signifie que si le lieu de résidence de votre employé se trouve en dehors de l’UE/AELE et non dans un pays avec lequel la Suisse a conclu une convention sociale, vous pourriez, dans le pire des cas, devoir payer des cotisations sociales à double. En outre, une demande d’affectation doit toujours être demandée dans un délai déterminé et être approuvée par l’AVS. Vous pouvez demander une affectation auprès de votre caisse de compensation AVS ou via l’application ALPS. En outre, si vous êtes affecté dans un état non contractant, les assurances sociales suisses ne peuvent être maintenues que si vos collaborateurs sont affiliés à l’AVS depuis cinq ans.
Envoyer des salariés à l’étranger avec une affectation est généralement une bonne chose, mais vous n’avez couvert que la sécurité sociale en premier lieu. Il y a beaucoup plus d’éléments à considérer, en particulier les impôts.
En règle générale, vos employés sont assujettis à l’impôt dans leur pays de résidence, du moins s’ils vivent et travaillent à l’étranger depuis plus de six mois. Si une partie du travail est effectuée en Suisse, des impôts suisses sont généralement dus pour ces jours. Toutefois, en tant qu’employeur, vous pouvez également être en mesure de générer une dette fiscale pour votre entreprise, notamment si vous créez un établissement stable.
Les conventions internationales de double imposition définissent généralement un établissement stable comme un établissement fixe d’affaires dans lequel l’activité de la société est exercée en tout ou en partie. En outre, il est généralement précisé, entre autres, que le siège de la direction, une succursale, un bureau, une construction ou encore un montage dont la durée excède douze mois peuvent également être considérés comme un établissement stable. Si un établissement stable est créé, votre entreprise doit également payer des impôts sur la partie des bénéfices qui peuvent être attribués à cet établissement. Si votre employé voyage en Asie avec un camping-car, le risque d’un établissement stable doit être considéré comme plutôt faible – pour les voyageurs du monde entier, les questions sont différentes. Si, en revanche, il travaille depuis la finca de Majorque, reçoit peut-être même des clients sur place, mène des négociations contractuelles ou autres, alors le risque doit être classé comme très élevé. Les règles fiscales et les effets d’un établissement stable varient d’un pays à l’autre. Il est conseillé de vérifier à l’avance les règles locales, surtout si les managers ou les employés ayant des tâches opérationnelles essentielles travaillent régulièrement à domicile ou àr partir d’un bureau loué par l’employé.
Pour ce qui est des assurances sociales et les impôts, il convient de les étudier en profondeur. Le simple fait de poursuivre le contrat suisse peut s’avérer coûteux et désagréable, par exemple, en cas de contrôle de l’AVS, de cotisations sociales à payer ultérieurement dans un autre pays ou de litiges fiscaux. En tant qu’employeur, vous êtes toujours tenu de le faire, mais les conséquences affectent également vos employés. Le faux travail indépendant n’est pas non plus conseillé si vous vivez à l’étranger, en particulier dans l’UE/AELE.
Visas, flux d’informations et protection des données
Vous devez également faire attention au permis de travail de vos employés. Sans permis de travail en bonne et due forme, travailler à l’étranger peut très vite avoir des conséquences désagréables pour vos employés – et présenter un risque pour votre réputation. Un visa touristique ne vous permet normalement pas de travailler. Les conditions d’emploi, la rédaction des contrats ainsi que la législation locale doivent également être respectées. Un contrat de travail selon la loi du travail et les obligations ou même selon une CCT peut différer considérablement des conditions du droit du travail à l’étranger. Peut-être, y a-t-il des salaires minimums ou des heures de travail maximales nettement inférieures à celles de la Suisse. Vous devrez, peut-être, ajuster les termes du contrat et cela doit absolument être clarifié à l’avance.
Information importante: la confidentialité, la protection des données et la circulation des informations sont des aspects extrêmement importants. Pouvez-vous, en tant qu’employeur, mais aussi en tant qu’employé, veiller à ce que les lois suisses et locales sur la protection des données soient respectées? Dans quelle mesure les données de votre entreprise sont-elles sécurisées dans le camping-car de vos employés globe-trotters? Par exemple, les employés sont-ils autorisés à accéder aux données sensibles des clients depuis l’Amérique latine? Peut-être, faut-il prendre des précautions informatiques ou ajuster le contrat de travail, ou peut-être vous devez juste vous renseigner. Vous devez certainement clarifier, assurer et, si nécessaire, consigner à l’avance les exigences relatives à la circulation des informations dans votre contrat de travail. Vous devez vous assurer que votre employé peut accéder aux informations de l’entreprise. Même si cela semble évident, dans la pratique, ce n’est souvent pas si facile à mettre en œuvre.
Une bonne planification est essentielle lorsque les employés sont affectés à l’étranger. Nous vous aidons très volontiers. N’hésitez pas à nous contacter.